Andmetöötlustingimused

1. Pooled ja tingimuste kohaldamine

Teenusepakkuja on Storybook OÜ, kes osutab teenuseid Sibly kaubamärgi all (edaspidi Sibly). Klient on tellimuses või teenuslepingus nimetatud isik. Kliendi nimel töödeldavate isikuandmete puhul on klient üldjuhul vastutav töötleja ja Sibly volitatud töötleja. Kui klient tegutseb ise volitatud töötlejana, kinnitab ta, et tal on õigus kaasata Sibly alamtöötlejaks ja anda siin kirjeldatud juhiseid.

Need tingimused muutuvad teenuslepingu lisaks poolte kirjalikul või elektroonilisel kokkuleppel. Veebilehe külastamine ei tähenda lepingu sõlmimist. Tellimuses fikseeritakse klient, teenused, pakett, töötlemise algus ja kohaldatav tingimuste versioon. Isikuandmete töötlemise vastuolu korral on see lisa üldiste teenusetingimuste ees ülimuslik; kohustuslik õigus jääb alati kohalduma.

Sibly enda konto-, arveldus- ja kliendisuhtluse andmete töötlemist kirjeldavad privaatsustingimused. Siinne lisa ei anna Siblyle õigust kasutada kliendi postkasti ega veebisisu oma iseseisvatel turunduseesmärkidel.

2. Töötlemise sisu, eesmärk ja kestus

Töötlemise eesmärk on tellitud teenuse osutamine, selle turvaline toimimine, taastamine ning kliendi korralduste täitmine. See võib hõlmata andmete vastuvõtmist, salvestamist, korrastamist, edastamist, varundamist, taastamist, muutmist, eksporti ja kustutamist. Töötlemine kestab teenuse osutamise ajal ning pärast lõppu üksnes tagastamise, kustutamise või seadusest tuleneva säilitamise ulatuses.

Klient määrab tegelikud andmekategooriad ja lubatud kasutajad. Eriliigiliste isikuandmete, süüteoandmete või muu kõrgendatud riskiga sisu kavandatud töötlemine lepitakse enne alustamist eraldi kokku koos riskile vastavate meetmetega. Selliste andmete olemasolu ei vabasta Siblyt juba usaldatud andmete kaitsmisest.

AI abil sisutöötlus, pikaajaline arhiiv ning muud täiendavad andmevood vajavad teenusekirjelduses eraldi ulatust, partnerit, juhist ja säilitamiskorda. See lisa ei anna üldist luba kogu kliendisisu AI-teenustesse saatmiseks.

3. Kliendi juhised ja vastutus

Dokumenteeritud juhiseks on teenusleping, valitud seadistused ja volitatud kasutaja korraldus kliendikeskkonnas või kokkulepitud kontaktkanalis. Sibly kontrollib tundlike toimingute puhul korralduse andja õigust. Klient vastutab andmete kogumise õigusliku aluse, inimestele antava teabe, andmete õigsuse ning oma kasutajate õiguste ja seadmete eest.

Sibly töötleb andmeid ainult dokumenteeritud juhiste järgi, sealhulgas välisriiki edastamisel. Kui Euroopa Liidu või liikmesriigi õigus nõuab teisiti, teavitame klienti enne töötlemist, välja arvatud juhul, kui seadus keelab teavitamise. Kui juhis meie hinnangul rikub andmekaitseõigust, teatame sellest kliendile viivitamata ja peatame asjaomase toimingu kuni õiguspärase lahenduse leidmiseni.

Teenuse kaitseks võib olla vajalik piirata kompromiteeritud konto kasutust. Piirang peab olema vajalik ja proportsionaalne ning kliendile antakse selle põhjus ja edasised sammud nii kiiresti kui võimalik. See ei anna õigust kliendi sisu muul eesmärgil kasutada.

4. Ligipääs ja turvameetmed

Sibly rakendab riskile vastavaid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid. Allolev loetelu kirjeldab teenuslepingus kokku lepitavaid turvameetmeid. Turbe taset ei vähendata teenuse kestel ühepoolselt.

Personali ligipääs postkasti või veebisisule peab põhinema dokumenteeritud töövajadusel, kliendi korraldusel või seaduslikul kohustusel ning olema piiratud vajalikuga. Ligipääsud ja olulised haldustoimingud logitakse; paroole ja salajasi võtmeid logidesse ei kirjutata.

Ükski meede ei välista kõiki riske. Kliendi enda seadmete, kontode ja lisarakenduste turvalisus ning asjakohane seadistus on samuti vajalikud.

5. E-posti teenuse erisused

E-posti majutamiseks kasutatakse Qboxmaili. Antispami, viirusetõrje ja muu turbekontrolli käigus analüüsitakse kirju automaatselt. Täiendavate meetmete, näiteks kasutaja mitmikautentimise, IP-piirangute ja laiendatud pahavarakaitse saadavus ning aktiveerimine fikseeritakse paketis.

Mail Time Machine võimaldab partneri kirjeldatud ulatuses kasutada igapäevaseid taastepunkte kuni 15 päeva tagant. See ei taga kahe varundushetke vahel saabunud ja kustutatud kirjade taastamist. Pikaajaline arhiiv on eraldi teenus kliendiga kokku lepitud tähtajaga; seda ei aktiveerita kõigile vaikimisi.

Qboxmail võib osa kasutus- ja turbeandmeid töödelda ka iseseisva vastutava töötlejana. Seda kirjeldab tema kasutajate privaatsusteade. Sibly alamtöötlemise ahelas kasutatavate teenuste alus on Qboxmaili andmetöötlusleping; partneri kohustused ei asenda Sibly vastutust kliendi ees.

6. Alamtöötlejad ja andmete asukoht

Klient annab tingimuste lepingulisel kinnitamisel üldise kirjaliku loa kasutada talle enne kinnitamist esitatud alamtöötlejate loetelus nimetatud partnereid. Loetelus näidatakse juriidiline isik, töötluse ülesanne, andmeliigid, asukoht ning võimalike EMP-väliste edastuste kaitsemehhanism. Loetelu kuulub lepingu juurde; üldine viide partnerite kasutamisele seda ei asenda.

Uuest või asendatavast alamtöötlejast teavitame vähemalt 30 kalendripäeva enne tema kaasamist. Klient saab esitada põhjendatud andmekaitsealase vastuväite 14 kalendripäeva jooksul teatest. Enne vaidlustatud partneri kasutamist lepime kokku lahenduse. Kui sobivat lahendust ei leita, võib klient lõpetada mõjutatud teenuse ilma selle lõpetamise leppetrahvita. Kui partnerit on vaja kaasata kiiremini, küsime eelneva eriloa.

Sibly sõlmib alamtöötlejaga kirjaliku lepingu, mis kannab edasi asjakohased andmekaitsekohustused, ning vastutab kliendi ees alamtöötleja kohustuste täitmise eest. Tarnija sertifikaat ei ole Sibly enda sertifikaat.

Qboxmaili lepingu järgi hoitakse tema nimel majutatud sisu ja varukoopiaid EMP-s. Muud teenuste asukohad ja partnerite andmevood kinnitatakse teenuse lisas. EMP-väline edastus vajab dokumenteeritud juhist ja kohaldatavat kaitsemehhanismi, näiteks piisavusotsust või Euroopa Komisjoni tüüptingimusi koos vajalike lisameetmetega. Rahvusvahelisele adressaadile kirja saatmine ja kliendi valitud välised rakendused võivad hõlmata eraldi edastusi.

Teenuse lisa hõlmab: Qboxmaili täpne lepingupartner ja edasised alamtöötlejad, veebimajutuse ning varunduse partnerid, asukohad ja kaitsemeetmed. AI-partner lisatakse ainult vastava teenuse kokkuleppimisel. Makse- ja domeenipartnerite rolle hinnatakse toimingupõhiselt, mitte ei määrata kõiki automaatselt alamtöötlejaks.

7. Rikkumistest teavitamine ja kliendi abistamine

Kliendi nimel töödeldavate isikuandmete rikkumisest teavitame klienti põhjendamatu viivituseta. Kavandatud sisemine ülempiir esmasele teatele on 24 tundi rikkumisest teadlikuks saamisest; see ei anna õigust varem võimalikku teadet edasi lükata ega oodata uurimise lõppu.

Teates kirjeldame teadaolevalt juhtunu olemust, puudutatud andmeid ja inimesi, võimalikku mõju, rakendatud või kavandatud abinõusid ning kontaktisikut. Kui teave ei ole täielik, täiendame seda järk-järgult. Säilitame vajalikud tõendid ning aitame piirata mõju ja taastada teenust.

Klient otsustab vastutava töötlejana järelevalveasutuse ja inimeste teavitamise; Sibly annab selleks vajaliku abi. See ei piira Sibly enda seadusest tulenevaid teavitamiskohustusi. Seaduses sätestatud 72-tunnine tähtaeg järelevalveasutusele ei ole Sibly kliendile teatamise ooteaeg.

Aitame klienti andmesubjektide õiguste taotluste, turvalisuse hindamise, mõjuhinnangu ja vajadusel järelevalveasutusega eelneva konsulteerimise puhul, arvestades töötluse olemust ja meie käsutuses olevat teavet. Meile saabunud kliendisisu puudutava taotluse edastame kliendile põhjendamatu viivituseta; ise sisulist otsust ei tee ilma volituse või õigusliku kohustuseta.

Taotlused ja rikkumisteated: info@sibly.pro. Kliendi kontakt ja kiirete teadete varukontakt fikseeritakse tellimuses.

8. Andmete tagastamine, säilitamine ja kustutamine

Teenuse lõppedes valib klient andmete tagastamise või kustutamise. Tagastamine toimub turvaliselt kasutatavas standardses vormingus, näiteks meilide eksport või veebifailide ja andmebaasi koopia. Ekspordi formaat, üleandmiskanal ja vajadusel lisatöö maht lepitakse kokku. Pärast tagastamist kustutatakse Sibly koopiad alltoodud korras, välja arvatud õiguslik säilitamiskohustus.

Qboxmaili avalikes dokumentides esinevad eri olukordade 30- ja 60-päevased tähtajad ning varukoopiate erisused. Kogu edasimüüjalepingu lõppemist ei saa samastada ühe kliendipostkasti sulgemisega. Enne siduvat kokkulepet peavad kliendile olema teada tema teenuse konkreetsed tähtajad.

Kuni kustutamiseni kehtivad kaitsemeetmed edasi; piiratud varukoopiaid ei kasutata muuks kui vajalikuks taastamiseks. Taastamisel rakendatakse eelnevad kustutamiskorraldused uuesti enne andmete tavakasutusse võtmist. Kustutamine dokumenteeritakse ja kliendile antakse tema soovil kinnitus, sh koopiate aegumise seis.

Kui seadus nõuab säilitamist, piiratakse töötlus selle eesmärgi ja tähtajaga ning kliendile selgitatakse alust, kui teavitamine ei ole keelatud. Sibly enda arvete säilitamise kohustus ei õigusta kliendi kogu postkasti ega veebisisu säilitamist. Kliendile kuuluvat tõendusmaterjali hoitakse eraldi ainult dokumenteeritud juhise või kohaldatava õigusliku aluse ulatuses.

9. Kontrollitavus ja audit

Sibly annab kliendile vajaliku teabe oma andmetöötluskohustuste täitmise hindamiseks ning võimaldab kliendi või tema volitatud sõltumatu audiitori kontrolle. Esmalt saab kasutada meetmete kirjeldusi, testitulemusi ja muid asjakohaseid tõendeid.

Tavapärase kontrolli aeg ja ulatus lepitakse võimalusel kokku vähemalt 10 tööpäeva ette. Kiireloomulise rikkumise, põhjendatud mittevastavuse kahtluse või järelevalveasutuse nõude korral ei takista see tähtaeg vajalikku kontrolli. Kaitseme auditi käigus teiste klientide andmeid ja turvatundlikku infot.

Erakorralise lisatöö võimalik mõistlik tasu lepitakse eelnevalt kokku; tasu ega korraldus ei tohi muuta seadusest tulenevat kontrolli- või abistamiskohustust sisutühjaks. Tuvastatud puudustele määratakse paranduse vastutaja ja riskile vastav tähtaeg.

10. Muudatused ja lepingu lisad

Olulistest muudatustest teatame enne nende rakendamist ning säilitame kliendile kohaldatava versiooni. Töötlemise eesmärgi, alamtöötleja või riigi muutmine peab järgima kliendi juhiseid ja kokkulepitud korda. Pelgalt uue veebiteksti avaldamine ei asenda vajalikku kokkulepet.

Siduvaks kasutamiseks kuuluvad juurde: kliendi ja teenuse tellimus; teenusepõhine andmete ning inimeste kategooriate kirjeldus; kinnitatud turvameetmete lisa; alamtöötlejate ja asukohtade loetelu; e-posti erisused ning tagastamise ja kustutamise ajakava.