Siit saad teada, milliseid isikuandmeid Sibly teenuste osutamisel kasutame, kuidas neid hoiame ja kuidas saad oma õigusi kasutada.
Oluline lühidalt
- Sibly konto, tellimuste ja kliendisuhtluse andmete vastutav töötleja on Storybook OÜ.
- Sinu ettevõtte e-kirjade ja veebisisu puhul tegutseme üldjuhul sinu ettevõtte juhiste alusel.
- Kasutame teenusepartnereid, sealhulgas e-posti teenuse osutamiseks Qboxmaili.
- Andmekaitseküsimustes kirjuta info@sibly.pro.
1. Kes sinu andmete eest vastutab?
Neid tingimusi kohaldatakse Sibly veebilehe, kliendikonto, kodulehe loomise, veebimajutuse, veebihalduse, e-posti, domeenide ja seotud klienditeeninduse kasutamisel. Teenusepakkuja ja kliendisuhte andmete vastutav töötleja on Storybook OÜ. Meiega saad ühendust aadressil info@sibly.pro.
Kliendi nimel majutatavate isikuandmete puhul määrab töötlemise eesmärgid üldjuhul klient. Meie tegutseme volitatud töötlejana vastavalt lepingule ja kliendi juhistele. Privaatsustingimused ei asenda kliendiga sõlmitavat andmetöötluslepingut.
2. Milliseid andmeid ja milleks kasutame?
| Olukord ja andmed | Eesmärk ja õiguslik alus |
|---|---|
| Konto loomine ja sisselogimine: nimi, e-post, ettevõte, roll, autentimise tunnused ja konto eelistused. | Konto ja teenuse võimaldamine: lepingu täitmine või lepingueelsed toimingud. Ettevõtte esindaja andmete puhul õigustatud huvi korraldada kliendisuhet ja kontrollida esindusõigust. |
| Tellimused ja arveldus: teenus, periood, arveldusandmed, arve ja makse staatus. | Lepingu täitmine, ettevõtte kontaktisiku puhul kliendisuhte haldamise õigustatud huvi ning raamatupidamise seadusest tulenev kohustus. |
| Päringud, tugi ja tasuta auditid: kontaktandmed, sõnum, veebiaadress, auditi lähteandmed ja tulemused. | Taotletud teenuse ettevalmistamine või osutamine; muu suhtluse puhul õigustatud huvi vastata pöördumisele ja parandada teenuse toimimist. |
| Tehnilised andmed: IP-aadress, seadme ja brauseri info, ajatemplid, sisselogimiste ja haldustoimingute logid. | Õigustatud huvi kaitsta kontosid ja teenust, avastada väärkasutust ning lahendada tõrkeid. Seadusest tulenevad säilitamiskohustused kohalduvad nende olemasolul. |
| Uudiskiri ja turunduseelistused: e-post, nõusoleku aeg ja allikas, loobumine. | Turunduskirjade saatmine nõusoleku alusel. Nõusoleku saab igal ajal tagasi võtta. |
| Domeeni registreerimine või kolimine: registreerija ja kontaktisiku andmed, esindusõiguse andmed ning vajalik autoriseerimiskood. | Taotletud toimingu teostamine ja registri nõuete täitmine. Füüsilise isiku leping või ettevõtte esindaja puhul kliendisuhte korraldamise õigustatud huvi; seaduslik kohustus, kui see kohaldub. |
Lepingu sõlmimiseks või teenuse tehniliseks toimimiseks vajalikud väljad on vormides tähistatud. Nende puudumisel ei pruugi olla võimalik teenust osutada. Turundusnõusolek on vabatahtlik ega ole teenuse tellimise eeltingimus. Privaatsustingimuste lugemine ei tähenda nõusolekut turunduseks.
Õigustatud huvi kasutamisel hindame töötlemise vajalikkust ja mõju inimese õigustele. Selle alusel töötlemisele saad esitada oma olukorrast lähtuva vastuväite.
3. Kust andmed pärinevad?
Saame andmeid sinult, sinu ettevõtte volitatud kasutajatelt, teenuse kasutamise käigus ning makse-, autentimis- ja domeeniteenuse partneritelt. Ettevõtteinfo ja kodulehe ettevalmistamiseks võime kasutada Inforegistri, Storybooki, avalike ettevõtteregistrite ja ettevõtte enda veebilehe andmeid. Need võivad sisaldada ettevõtte esindaja nime, rolli ja tööalaseid kontaktandmeid.
Storybooki kontoga sisenemisel kasutame sisselogimiseks ja konto seostamiseks vajalikke tunnuseid. Avalikust allikast pärinemine ei tähenda, et isikuandmeid võib kasutada piiranguteta.
4. Sinu e-kirjad ja veebilehe sisu
Kliendi postkastides, kontaktides, kalendrites, veebifailides ja andmebaasides olevate isikuandmete töötlemise eesmärgid määrab üldjuhul klient. Hoiame ja töötleme neid teenuse osutamiseks, turvalisuse tagamiseks, varundamiseks ning kliendi korralduste täitmiseks.
Me ei kasuta kliendi e-kirjade sisu Sibly reklaamiprofiilide loomiseks ega oma turunduseks. Teenindaja ligipääs kliendi sisule peab põhinema dokumenteeritud töövajadusel, kliendi korraldusel või õiguslikul kohustusel ning olema piiratud vajalikuga. Rämpsposti ja pahavara tõrje hõlmab kirjade automaatset analüüsi.
E-posti tehniline partner on Qboxmail. Lisaks majutamisele töötleb Qboxmail teatud kasutus-, sõnumi meta- ja turbeandmeid ka iseseisva vastutava töötlejana, näiteks väärkasutuse ennetamiseks. Tema kasutajate privaatsusteade kirjeldab seda eraldi.
Kui sinu tööandja on postkasti või veebilehe tellija, pöördu selle sisu puudutava andmekaitsetaotlusega esmalt tema poole. Aitame kliendil taotlust täita oma teenuse ja lepingu ulatuses.
5. AI ja seotud nähtavusteenused
AI abil kodulehe loomisel või muutmisel võidakse sinu sisestatud lähteinfot ja töödeldavat veebisisu edastada AI-teenuse pakkujale. Kasuta selleks ettevõtte avaldamiseks mõeldud infot; ära sisesta paroole, postkasti sisu ega kõrvaliste inimeste tundlikke andmeid. Tehnilises lahenduses kasutatakse OpenAI liidest; kasutatavad andmeväljad, säilitusseaded ja edastuste kaitsemeetmed sõltuvad konkreetsest AI-funktsioonist ning teenuse kokkuleppest.
Veebisisu genereerimine ei tähenda iseenesest sinu suhtes õigusliku või samaväärselt olulise mõjuga automatiseeritud otsuse tegemist. Kui selline otsustamine teenuses kasutusele võetakse, anname selle eesmärgi, loogika ja tagajärgede kohta eraldi teavet.
Inforegistri ja Storybooki bränditurunduse või ettevõtteinfo teenustes võib andmeid töödelda vastav teenuseosutaja oma eesmärkidel. Nende kohta loe grupi privaatsustingimusi. See viide ei laienda Sibly postkasti sisule ettevõtlusandmebaasi kasutus- ega säilitamisreegleid. Usaldusmärgise ja sertifikaadi tingimusi selgitab nende väljastaja.
6. Kellega andmeid jagame ja kus neid hoitakse?
Edastame andmeid teenuse osutamiseks vajalikus ulatuses e-posti-, majutus-, domeeni-, makse-, autentimis-, AI- ja tugiteenuse partneritele. Tehniliste liideste hulka kuuluvad Qboxmail, Realtime Register, Montonio ja OpenAI. Partneri roll sõltub konkreetsest toimingust: ta võib tegutseda meie volitatud töötlejana või eraldi vastutava töötlejana. Grupi liikmeks olemine ei anna automaatset õigust kõiki kliendiandmeid jagada.
Domeeni registreerija andmeid edastatakse vastava domeenilaiendi registrile; registri avalik andmevaade sõltub laiendist ja kohalduvatest reeglitest. Arveldusandmeid võidakse edastada raamatupidamisteenuse pakkujale ning õiguskohustuse korral pädevale asutusele.
Qboxmaili andmetöötlusleping näeb majutatud sisu ja varukoopiate asukohana ette Euroopa Majanduspiirkonna. Qboxmaili kasutajate privaatsusteade kirjeldab teatud turvateenuste andmete edastamist ka USA partneritele. Samuti võivad rahvusvahelised domeenid, AI-teenused ning sinu valitud kirjade adressaadid või lisarakendused hõlmata töötlemist väljaspool EMP-d.
Meie korraldatud edastustel väljapoole EMP-d tuleb kasutada kohaldatavat kaitsemehhanismi, näiteks Euroopa Komisjoni piisavusotsust või lepingu tüüptingimusi koos vajalike täiendavate meetmetega. Kasutatavate partnerite, asukohtade ja kaitsemeetmete kohta ning asjakohaste tagatiste koopia saamiseks saad kirjutada info@sibly.pro.
7. Kui kaua andmeid säilitame?
Allpool on Sibly kavandatud säilitustähtajad. Need ei tähenda, et kõiki andmeid hoitakse sama kaua. Kliendi sisu, arveldusandmed ja turbelogid on eraldi andmeliigid.
| Andmed | Säilitamine |
|---|---|
| Päringud ja tasuta auditid, millest kliendisuhet ei teki | 12 kuud viimasest sisulisest suhtlusest või auditi üleandmisest. |
| Tugipöördumised | 24 kuud lahendamisest. Ajutised kliendifailid kuni 30 päeva lahendamisest; sõnumisse sattunud paroolid ja võtmed eemaldatakse kohe. |
| Konto ja lepingu põhikirjed | Kliendisuhte kestel ning nõuete kaitseks vajalikus ulatuses kuni 3 aastat selle lõpust. Vajadus vaadatakse üle vähemalt kord aastas. |
| Raamatupidamise algdokumendid | 7 aastat asjaomase majandusaasta lõpust; eriliigiliste dokumentide puhul seaduses ette nähtud tähtajal. |
| Sibly veebiserveri ligipääsu- ja vealogid / turbelogid / administraatorite auditilogid | Vastavalt 30 päeva / 180 päeva / 12 kuud sündmusest. |
| Veebimajutuse sisu ja varukoopiad | Teenuse kestel. Lõpetamisel kuni 30 päeva piiratud ekspordiperioodiks; seejärel aktiivne sisu kustutatakse. Viimased koopiad aeguvad hiljemalt 60 päeva pärast teenuse lõppu. |
| Turundusandmed | Nõusoleku kehtivuse ajal; passiivsus vaadatakse üle 24 kuu järel. Nõusoleku tõend kuni 3 aastat tagasivõtmisest, kui vajalik. Minimaalset loobumismärget hoitakse soovimatu uuesti lisamise vältimiseks. |
| Turvaintsidendi andmed | Juhtumi kokkuvõte ja otsused kuni 3 aastat sulgemisest; tundlikud toorandmed kuni 90 päeva sulgemisest, kui konkreetne tõendamisvajadus ei nõua pikemat säilitamist. |
E-posti erisus. Kirju hoitakse teenuse kestel. Qboxmaili Mail Time Machine kirjeldab kuni 15 päeva taastepunkte; see ei ole kõigi varukoopiate kustutamise tähtaeg. Partneri avalik dokumentatsioon eristab lõpliku kustutamistaotluse järel kuni 60 päeva ning lepingu lõppemisel 30 päeva koos varukoopiate erisusega. Sibly postkastide lõpetamise, ekspordi ja partneri lõpliku kustutamise täpne ajakava määratakse e-posti teenuse kokkuleppes. Eraldi tellitud arhiivile kohaldub kokkulepitud säilitusaeg; kümneaastast arhiivi ei rakendata vaikimisi.
Põhjendatud kustutamistaotluse korral on Sibly aktiivsete süsteemide sisemine kustutussiht 7 päeva pärast taotluse õiguse ja ulatuse kontrollimist ning varukoopiate aegumine kuni 30 päeva pärast aktiivset kustutamist. Õiguste taotluse seaduslik vastamistähtaeg on kirjeldatud allpool; partnerite erisustest teavitame taotlejat.
Konkreetse õigusliku kohustuse või vaidluse korral võib vajalikku osa andmetest hoida kauem piiratud ligipääsuga. Dokumenteerime põhjuse ja vaatame jätkuva vajaduse üle. Varukoopiast taastamisel tuleb varem kinnitatud kustutamised uuesti rakendada. Konto sulgemine ei kustuta automaatselt seadusega säilitamisele kuuluvaid arveid.
8. Kuidas andmeid kaitseme?
Turbe korraldamisel lähtume piiratud ligipääsu, krüpteeritud ühenduste, varunduse, tarkvara uuendamise ja juhtumite lahendamise põhimõtetest. Rakenduskava näeb administraatoritele ette mitmikautentimise, ligipääsude perioodilise ülevaatuse ja taastamise testimise. Konkreetse teenuse meetmed ja paketierisused määratakse teenuse kokkuleppes.
Ükski teenus ei välista kõiki riske. Hoia oma ligipääsuandmed salajas ning teavita kahtlasest tegevusest kohe aadressil info@sibly.pro. Rikkumise korral teavitame klienti, pädevat asutust ja puudutatud inimesi vastavalt oma rollile, lepingu nõuetele ja seaduses sätestatud tingimustele.
10. Millised on sinu õigused?
Sul on õigus küsida, kas ja kuidas sinu isikuandmeid töödeldakse, tutvuda andmetega ning taotleda ebaõigete andmete parandamist. Seaduses sätestatud tingimustel saad taotleda kustutamist, töötlemise piiramist ja andmete ülekandmist ning esitada õigustatud huvil põhinevale töötlemisele vastuväite. Otseturundusele saad vastu vaielda igal ajal.
Nõusoleku saad igal ajal tagasi võtta; see ei mõjuta varasema töötlemise õiguspärasust. Uudiskirjast saad loobuda kirjas oleva lingi kaudu või meile kirjutades.
Saada taotlus info@sibly.pro. Küsi vajadusel abi taotluse sõnastamisel. Võime küsida proportsionaalset lisainfot sinu isiku ja taotluse ulatuse kontrollimiseks. Vastame põhjendamatu viivituseta, üldjuhul ühe kuu jooksul taotluse saamisest. Keerulise või arvukate taotluste korral võib tähtaega seaduse tingimustel pikendada kuni kahe kuu võrra; sellest ja põhjustest teatame esimese kuu jooksul.
Kui leiad, et sinu andmekaitseõigusi on rikutud, saad pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või pädeva kohtu poole. Meiega eelnev ühenduse võtmine ei ole kaebuse esitamise eeltingimus.
11. Tingimuste muutmine
Hoiame tingimused kooskõlas teenuste ja tegeliku andmetöötlusega. Avaldame uue versiooni koos jõustumiskuupäevaga ning olulistest muudatustest teavitame asjakohasel viisil. Kui uus töötlemine eeldab nõusolekut, küsime selle eraldi.
Küsimus sinu andmete kohta?
Kirjuta info@sibly.pro. Lisa teenuse või konto tuvastamiseks vajalik info, kuid ära saada paroole ega autoriseerimiskoode.